Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, quản lý thời gian là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày, và cách chúng ta sắp xếp và sử dụng thời gian có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, sự cân bằng cuộc sống và sự thành đạt trong các mục tiêu cá nhân. Tuy nhiên, quản lý thời gian không hề dễ dàng và đôi khi có thể đầy thách thức. Trong bài viết của CLB Người Việt Tại Savanakhet sẽ cùng chúng ta sẽ khám phá cách quản lý thời gian một cách hiệu quả để có thể đạt được những kết quả tốt nhất trong cuộc sống hàng ngày.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì ?
Kỹ năng quản lý thời gian có thể xem là một tổ hợp các kỹ năng năng quan trọng, giúp bạn quản lý và sử dụng tốt quỹ thời gian của mình mỗi ngày.
Các phương pháp quản lý thời gian
Một số kỹ năng quản lý thời gian bao gồm:
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng lập mục tiêu
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng kiểm soát áp lực, căng thẳng
Không chỉ có khả năng chủ động kiểm soát cuộc sống cá nhân, người biết quản lý thời gian luôn rất được lòng nhà tuyển dụng.
Vì ngoài khả năng quản lý thời gian, ở họ cũng đã hội tụ đủ các kỹ năng liên quan khác trong việc tổ chức và hoàn thành công việc để trở thành một nhân viên tiềm năng. Họ được kỳ vọng sẽ đảm bảo năng suất làm việc tốt và mang lại giá trị tích cực mà công ty đang hướng đến.
Vai trò của việc quản lý thời gian là gì
Lợi ích của việc quản lí thời gian tốt
Gia tăng hiệu suất công việc
Quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng hiệu suất công việc. Bằng cách sắp xếp và ưu tiên công việc một cách thông minh, người quản lý thời gian có thể tận dụng tối đa thời gian có sẵn và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian và tăng cường năng suất làm việc, từ đó hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Giảm thiểu được áp lực trong công việc
Khi bạn có khả năng lập kế hoạch và ưu tiên công việc, bạn có thể đảm bảo sự tổ chức và kỷ luật trong công việc. Việc biết chắc rằng bạn đã sắp xếp thời gian một cách hợp lý giúp bạn cảm thấy tự tin hơn, giảm bớt căng thẳng và áp lực.
Quản lý thời gian giúp bạn có cái nhìn tổng thể về công việc và có khả năng ứng phó với áp lực một cách hiệu quả. Việc có thời gian để hoàn thành nhiệm vụ và đáp ứng các mục tiêu đề ra giúp làm việc một cách tự tin và thoải mái hơn.
Rút ngắn thời gian để đạt được thành công
Quản lý thời gian giúp rút ngắn thời gian cần thiết để đạt được thành công. Bằng cách sắp xếp công việc theo đúng ưu tiên và tận dụng thời gian một cách hiệu quả, bạn có thể hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
Việc lập kế hoạch và phân chia thời gian giúp bạn xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất và dành sự tập trung cho chúng. Điều này giúp bạn tránh sự lãng phí thời gian và cải thiện hiệu suất làm việc của mình. Bằng cách tận dụng thời gian một cách hiệu quả, bạn có thể đạt được mục tiêu sớm hơn, mang lại thành công cho bản thân và tổ chức.
Cân bằng được nhiều hoạt động trong cuộc sống
Quản lý thời gian không chỉ áp dụng trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày. Nó giúp cân bằng giữa công việc, gia đình, sở thích cá nhân và thời gian nghỉ ngơi. Bằng cách ưu tiên và phân chia thời gian một cách hợp lý, ta có thể dành thời gian cho những hoạt động quan trọng và đáp ứng đầy đủ các vai trò trong cuộc sống.
Quản lý thời gian giúp tránh sự xao nhãng và tập trung vào những hoạt động có giá trị nhất. Bằng cách tổ chức thời gian hiệu quả, người ta có thể dành thời gian cho gia đình, bạn bè, sở thích cá nhân và du lịch. Đồng thời, vẫn đảm bảo hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Thay đổi thói quen xấu
Quản lý thời gian cũng giúp bạn thay đổi thói quen xấu. Khi bạn xác định và nhận ra những thói quen gây lãng phí thời gian, bạn có thể sử dụng quản lý thời gian để thay đổi chúng. Bằng cách tạo ra lịch trình cụ thể và đặt mục tiêu cho các hoạt động quan trọng, bạn có thể tập trung vào công việc cần làm và tránh bị mất tập trung bởi những thói quen xấu.
Ngoài ra, việc lập kế hoạch và ưu tiên cũng giúp bạn cải thiện kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hệ thống. Điều này có thể dẫn đến việc loại bỏ hoặc giảm thiểu những thói quen xấu. Chẳng hạn như trì hoãn, phân tán, hay lãng phí thời gian vào công việc không cần thiết.
Tóm lại, quản lý thời gian không chỉ giúp giảm áp lực và rút ngắn thời gian trong công việc mà còn là một công cụ mạnh để thay đổi thói quen xấu. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật và phương pháp quản lý thời gian, bạn có thể tăng cường hiệu suất làm việc, đạt được thành công và phát triển các thói quen làm việc hiệu quả.
8 cách để phát triển các kỹ năng quản lý thời gian
Lên các danh sách và công việc trong 1 ngày
Lên kế hoạch cho mỗi ngày mới
Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một. Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.
Danh sách giúp bạn xác định đường đi, đích đến cũng như chiếc định vị GPS. Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các ứng dụng trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Chưa hết đâu, còn gì tuyệt vời và tự hào hơn cảm giác lần lượt gạch đi những công việc đã hoàn thành, đúng không?
Tập trung vào các công việc quan trọng trước
Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng như giá trị mà công việc mang lại. Dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.
Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi uống bia với đồng nghiệp. Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.
Xây dựng cho mình một lối sống tối giản
Hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt bỏ đi tất cả tài liệu, giấy tờ không quan trọng, sắp xếp các thông tin dữ liệu trong máy tính một cách logic. Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, bạn có thể thử tìm mua những trang phục cơ bản dễ phối.
Việc đơn giản hóa cuộc sống không chỉ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc tối ưu mà còn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.
Tận dụng thời gian trống
Mỗi giây trôi qua đều có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích. Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong nhà tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn.
Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về lĩnh vực chuyên môn. Cuộc họp kết thúc sớm hơn dự định 15 phút ư? Hãy tận dụng nó để kiểm tra email, xem lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình công việc. Thậm chí, thời gian chờ đối tác ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho khách hàng của mình đấy.
Không trì hoãn
tác hại của thói quen trì hoãn công việc
Mặc dù trì hoãn có thể mang lại cảm giác thoải mái ngắn hạn, nhưng nó thường dẫn đến việc làm việc trong thời gian hạn chót, gây ra áp lực và làm giảm chất lượng công việc.
Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ thôi.
Để vượt qua thói quen trì hoãn, cần phải nhận thức về nó, tìm hiểu nguyên nhân và áp dụng các chiến lược quản lý thời gian và động viên bản thân để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Hiểu rõ bản thân để thiết lập giờ sinh hoat cụ thể
Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, có người lại tập trung tốt hơn vào buổi chiều. Khác với khung giờ gò bó nơi công sở, một trong những điểm cộng của làm việc từ xa là bạn hoàn toàn có thể chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho mình.
Khi đã xác định được “khung giờ vàng”, hãy đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy, dùng kỹ năng quản lý, tổ chức của bản thân để sắp xếp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.
Học cách nói “không”
Nhiều khi, chúng ta dễ dàng bị lạc hướng bởi những yêu cầu và mời mọc từ người khác, dẫn đến việc cạn kiệt thời gian và năng lượng.
Việc nói “không” đúng lúc giúp chúng ta tập trung vào những công việc quan trọng hơn, tránh việc phân tâm và đảm bảo sự cân bằng trong cuộc sống.Tuy nhiên, học cách từ chối một cách tế nhị và tôn trọng vẫn là một kỹ năng khá thách thức.
Để làm được điều này, cần phải thực hiện việc đặt ra giới hạn cho thời gian và năng lượng của mình, biết định rõ mức độ quan trọng của công việc và đôi khi, dũng cảm từ chối những yêu cầu không phù hợp với mục tiêu và kế hoạch của mình.
Sử Dụng Nguyên Tắc 80/20
Hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 bằng cách giải quyết 20% công việc quan trọng nhất mà không để bản thân bị phân tâm bởi 80% công việc có thể hoãn lại. Trong quá trình làm việc, bạn hãy dành nhiều thời gian hơn cho công đoạn quan trọng nhất. Đây sẽ là tiền đề để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng, có giá trị.
Nguyên tắc Pareto
Dưới đây là một vài trường hợp ví dụ:
- 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả: Tập trung vào việc khen thưởng những nhân viên này.
- 20% khuyết điểm tạo ra 80% sự cố: Tập trung vào việc sửa lỗi trước tiên.
- 20% khách hàng mang lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp: Tập trung vào việc làm hài lòng những khách hàng này.
Kết luận
Quản lý thời gian không chỉ đơn giản là việc sắp xếp lịch trình hay đặt mục tiêu, mà là một cách sống, một triết lý tận dụng mỗi khoảnh khắc ,CLB Người Việt Tại Savanakhet hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quản lý thời gian và những kỹ năng cần thiết để áp dụng vào cuộc sống hàng ngày. Hãy bắt đầu thực hiện những thay đổi nhỏ để tiến gần hơn đến sự hiệu quả và thành công trong công việc và cuộc sống. Biết cách quản lý thời gian, bạn có thể làm được điều lớn lao và tận hưởng mỗi khoảnh khắc trọn vẹn. Đừng chần chừ nữa, hãy bắt đầu quản lý thời gian ngay từ hôm nay!
